Protection des données

1. Informations générales et personnes physiques concernées par le traitement de données à caractère personnel

1.1. Ce document a pour objet de fournir à toute personne concernée des informations relatives au traitement et à la protection de leurs données à caractère personnel par le Fonds National de Soutien à la Production Audiovisuelle (Film Fund Luxembourg) (ci-après « Fonds ») ainsi que d’informer ces personnes de leurs droits découlant de la législation européenne sur la protection des données à caractère personnel, notamment le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »). ¹

1.2. Dans le cadre de l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et des obligations légales mises à sa charge, notamment en ce qui concerne l’attribution des aides financières sélectives et son activité promotionnelle, le Fonds collecte et traite des données à caractère personnel (ci-après « données ») concernant :

1.2.1. les personnes physiques ayant signé un contrat de travail, de louage de service ou d’artiste avec une personne morale qui produit une œuvre de création cinématographique ou audiovisuelle (ci-après « producteur ») et qui demande une aide financière ou un subside au Fonds ;

1.2.2. les personnes physiques demandant une aide financière pour la réalisation d’un projet en matière audiovisuelle (notamment d’écriture de scénario et de production de contenu audiovisuel) et les personnes physiques liées contractuellement au demandeur d’une telle aide ou d’un tel subside ;

1.2.3. les personnes physiques faisant une demande d’autorisation d’accès au portail eFilmfund ;

1.2.4. les personnes physiques membres de la « D’Filmakademie » éligibles pour le prix du film luxembourgeois dénommé « Lëtzebuerger Filmpräis » (ci-après « prix ») ou les personnes physiques conviées à la cérémonie de remise dudit prix ;

1.2.5. dans le cadre de la promotion des œuvres audiovisuelles luxembourgeoises au Grand-Duché de Luxembourg et à l’étranger, notamment à travers la publication de catalogues recensant les productions et co-productions audiovisuelles luxembourgeoises, les personnes physiques visées aux articles 1.2.1. à 1.2.4. ci-dessus ; et

1.2.6. les personnes physiques faisant une demande d’accréditation aux festivals et marchés nationaux et internationaux par le biais du Fonds ou s’inscrivant à l’un des événements organisé ou co-organisé par le Fonds, notamment le Pavillon Réalité Virtuelle, les VR Days ou encore les « assises du film », y compris les personnes s’inscrivant à la newsletter du Fonds pour être tenues informées des événements futurs du Fonds.

2. Les catégories de données traitées, la base légale et les finalités du traitement

2.1 Catégories de données traitées

Le Fonds traite les catégories de données suivantes :

2.1.1. pour les personnes physiques ayant signé un contrat de travail, de louage de service ou d’artiste avec un producteur demandant une aide financière ou un subside au Fonds, en ce qui concerne leur agrément et/ou la sélection du projet :

• données de contact (nom, prénom, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone) ;
• copies de pièce d’identité ;
• curriculum vitae et/ou biographies et/ou filmographies ;

2.1.2. pour les personnes physiques ayant signé un contrat de travail, de louage de service ou d’artiste avec un producteur demandant une aide financière ou un subside au Fonds, en ce qui concerne le suivi et gestion des œuvres bénéficiant des aides financières et des subsides :

• contrat et fiches de salaire liant la personne physique au producteur, y compris nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone et numéro de matricule ;

2.1.3. pour les personnes physiques demandant une aide financière pour la réalisation d’un projet en matière audiovisuelle (notamment d’écriture de scénario et de production de contenu audiovisuel) et les personnes physiques liées contractuellement au demandeur d’une telle aide ou d’un tel subside, en ce qui concerne la sélection du projet:

• données de contact (nom, prénom, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone) ;
• copie de pièce d’identité de la personne physique demandant l’aide financière ;
• curriculum vitae de la personne physique demandant l’aide financière ;

2.1.4. pour les personnes physiques demandant une aide financière pour la réalisation d’un projet en matière audiovisuelle (notamment d’écriture de scénario et de production de contenu audiovisuel) et les personnes physiques liées contractuellement au demandeur d’une telle aide ou d’un tel subside, en ce qui concerne le suivi et gestion des œuvres bénéficiant des aides financières et des subsides

• contrat et fiches de salaire liant la personne physique à la personne physique demandant l’aide financière , y compris nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone et numéro de matricule ;

2.1.5. pour les personnes physiques faisant une demande d’autorisation d’accès au portail eFilmfund ;

• données de contact (nom, prénom et adresse courriel) ;
• copie de pièce d’identité ;

2.1.6. pour les catégories de personnes visées aux articles 1.2.4 à 1.2.6 ci-dessus :

• données de contact (nom, prénom, adresse courriel et numéro de téléphone).

2.2. La licéité des traitements de données opérés

Le Fonds traite les données aux fins de l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et de ses obligations légales misent à sa charge par la législation applicable en matière de soutien à la production audiovisuelle, en particulier la loi du 22 septembre 2014 relative au Fonds national de soutien à la production audiovisuelle ² et son règlement grand-ducal d’exécution du 4 novembre 2014. ³

2.3. Les finalités du traitement

2.3.1. Traitements liés aux demandes d’aides financières

Le Fonds traite les données afin de vérifier que les conditions d’allocation des aides financières et des subsides soient remplies. En effet, tout demandeur doit prouver que lui ainsi que les personnes qui sont contractuellement lié à lui présentent un lien avéré avec le secteur culturel et audiovisuel luxembourgeois ou sont éligibles en tant que dépenses investies dans l’économie du secteur audiovisuel luxembourgeois. Dans ce contexte, le Fonds doit également assurer la gestion et le suivi des œuvres bénéficiant des aides financières et des subsides.

2.3.2. Traitements liés aux activités promotionnelles

En outre, le Fonds a pour missions de favoriser le rayonnement et la promotion des œuvres audiovisuelles luxembourgeoises au Grand-Duché de Luxembourg et à l’étranger et d’organiser la remise du prix.

3. Les sources de données et leurs destinataires

Les données traitées par les Fonds sont fournies au Fonds par le demandeur d’une aide financière ou d’un subside ou directement par les personnes physiques concernées par les traitements liés aux activités promotionnelles. Une transmission des données par le Fonds à d’autres destinataires n’est pas prévue, sauf en ce qui concerne les traitements visés aux article 1.2.4 à 1.2.6. de la présente note, dans quel cas les données visées à l’article 2.1.6. peuvent être transmises aux associations professionnelles du secteur de la production audiovisuelle au Grand-Duché de Luxembourg. En outre, le Fonds peut être amené à transmettre des données à ces associations dans le cas où il est amené à traiter d’un recours gracieux introduit par un demandeur d’aide financière ou subside suite à un refus d’attribution d’une aide ou toute autre décision en lien avec le suivi et gestion des œuvres bénéficiant de telles aides.

4. L’accès aux données

Seuls les agents du Fonds ayant besoin des données dans le cadre de leurs fonctions ont accès aux données visées à l’article 2.1. de la présente note, sous réserve des dispositions de l’article 3 ci-dessus. A cet égard, le Fonds adopte des mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel raisonnables et appropriées afin de (i) conserver vos données à caractère personnel dans des bases de données ou systèmes sécurisés à accès limité et (ii) de les protéger contre les pertes et altérations, abus, destruction et accès par des personnes non autorisées.

5. Durée de conservation

5.1. Vos données sont conservées sous une forme permettant votre identification pendant la période nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public du Fonds et seront détruites ou anonymisées à la fin de ces missions. Cette période indéterminée peut varier en fonction de la complexité du projet audiovisuel soutenu par le Fonds, de la durée du suivi et clôture dudit projet ou encore de l’usage fait du portail de l’eFilmfund ⁴, y inclus les éventuels recours juridictionnels. Plus généralement, les données de contact sont conservées aussi longtemps que la promotion des projets soutenus par le Fonds perdure, en ce compris les nominations ou présentations des projets aux prix, festivals et marchés nationaux et internationaux.

5.2. Par ailleurs, la destruction ou anonymisation des données récoltées par le Fonds ne doivent pas contrevenir aux obligations de rétentions légales imposées au Fonds. Dès lors que les données sont conservées au-delà de la période nécessaire pour des raisons légalement autorisées ou imposées, elles seront bloquées et leur traitement sera limité au strict nécessaire.

5.3. Le Fonds peut décider de conserver les données au-delà de la période nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public afin d’établir des statistiques relatives au secteur de la production audiovisuelle. Tel traitement est explicitement prévu aux articles 5 (1) (b) et 89 du RGPD et sera opéré dans le respect des conditions dudit règlement.

6. Le transfert de vos données vers un pays tiers

Vos données sont en principe traitées au sein de l’espace économique européen. Le Fonds peut toutefois être amené à transférer vos données vers un pays tiers (c’est-à-dire ne faisant pas partie de l’espace économique européen). Dans ce cas, les transferts de données seront opérés dans le respect des conditions prévues au chapitre V du RGPD.

7. Les droits de la personne concernée

7.1. Vous disposez des droits prévus par les dispositions du chapitre III (articles 12 à 22) du RGPD. Vous pouvez ainsi, dans les limites de la législation applicable, accéder aux données vous concernant et en obtenir une copie (article 15), obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes (article 16), vous opposer à leur traitement dans les conditions prévues par l’article 21 et obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’article 17 dudit règlement, étant entendu que le Fonds peut s’opposer à une demande d’effacement s’il considère que les données en question sont nécessaires pour exécuter l’une de ses missions d’intérêt public ⁵ ou s’il considère que ces données sont nécessaires à « des fins archivistiques dans l’intérêt public » ⁶. En outre, vous disposez dans certains cas de figure d’un droit à la limitation du traitement de vos données (article 18).

7.2. Le traitement de vos données n’implique pas de prise de décision automatisée produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative.

7.3. Toute communication relative à une demande d’information, de réclamation ou quant à l’exercice de vos droits prévus par les dispositions du RGPD est à adresser au délégué à la protection des données du Fonds (voir détails ci-dessous).

8. Coordonnées du Fonds et de son délégué à la protection des données

8.1. Les coordonnées du Fonds, agissant en sa qualité de responsable du traitement, sont les suivantes :

Fonds National de Soutien à la Production Audiovisuelle (Film Fund Luxembourg)

• Adresse : 5, rue Plaetis, L-2338 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg
• Tél. : +352 2478 20 65
• Fax. : +352 22 09 63
• Adresse courriel : info@filmfund.etat.lu

8.2. Pour toute question concernant le traitement de vos données par le Fonds, veuillez contacter le délégué à la protection des données du Fonds :

• par courriel : olivier.caudron@filmfund.etat.lu
• par voie postale : 5, rue Plaetis, L-2338 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg.

9. Réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD)

Si vous estimez que le traitement de vos données effectué par le Fonds constitue une violation du RGPD ou que vos droits prévus par ledit règlement ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) ( https://cnpd.public.lu) conformément à l’article 77 du RGDP.  Sans préjudice de tout autre recours administratif ou extrajudiciaire, toute personne concernée peut également introduire un recours juridictionnel effectif en vertu de l’article 79 du RGPD.

Dernière mise à jour : 19 juillet 2022